Comment mettre en œuvre la politique du bureau propre

Au cours des dernières années, de nombreux arguments pour et contre une politique du bureau propre sur le lieu de travail ont été avancés.

Certains disent qu’une telle politique freine la créativité et dépersonnalise le lieu de travail.

D’autres affirment qu’elle renforce l’impression de compétence des entreprises vers l’extérieur et le sens de l’ordre des salariés.

Depuis peu, la politique du bureau propre connaît un regain de popularité, car elle s’accorde avec la pratique récente du « hot desking » (ou bureaux partagés) qui consiste à attribuer les postes de travail en fonction des besoins des uns et des autres et non plus de façon permanente.

Mais de nos jours, l’argument décisif – et irréfutable – pour adopter une politique du bureau propre est l’obligation d’assurer la sécurité de l’information.

Par définition, une politique du bureau propre précise l’état dans lequel les salariés devraient laisser leur poste de travail au moment où ils le quittent. Les informations sensibles devraient toujours être à l’abri du regard de toute personne passant devant les postes de travail, que ce soit des collègues, des agents de service ou des visiteurs.

Les bureaux devraient être débarrassés de tout papier, y compris des post-its, des papiers contenant des informations sensibles telles que numéros de compte bancaire et tous les documents qui ne sont pas strictement nécessaires. La politique concerne également les informations sensibles numériques. 

La mise en place d’une politique du bureau propre est un des moyens les plus simples de protéger les informations sensibles et de réduire les risques de fuites de données et d’usurpation d’identité.

Une politique du bureau propre permet aussi de se mettre en conformité avec la législation en matière de sécurité de l’information.

Voici quelques aspects importants d’une politique du bureau propre :

1. Consignez la politique par écrit et remettez un exemplaire à chaque salarié.
2. Assurez-vous de l’adhésion des responsables. L’équipe des cadres doit appliquer et défendre la politique.
3. Expliquez précisément ce qu’on attend des salariés. Lorsqu’ils s’absentent de leur poste de travail par exemple, ils devront enlever toutes les informations sensibles du bureau et les ranger ou les mettre sous clé. Ils devraient également activer l’écran de veille protégé par un mot de passe de leur ordinateur.
4. Intégrez la politique aux activités quotidiennes. Proposez par exemple que les salariés préparent les documents dont ils ont besoin dans l’immédiat au début de chaque journée de travail. Si l’un d’eux doit quitter son bureau pour aller dans une réunion ou prendre une pause, il devrait vérifier rapidement s’il y a des documents sensibles sur son bureau ; si c’est le cas, ils devraient être mis en lieu sûr. À la fin de la journée, les bureaux doivent toujours être propres et vides.
5. Les postes de travail devraient être équipés de façon à permettre la mise en œuvre de la politique du bureau propre. Assurez-vous que les bureaux soient munis de tiroirs verrouillables ou proposez des boîtes ou des meubles de rangement sécurisés pour que les salariés puissent y ranger les documents papier contenant des données confidentielles.
6. Privilégiez les fichiers électroniques par rapport aux documents papier si possible. Assurez-vous d’avoir un système de sauvegarde de routine en place pour la gestion sécurisée de vos documents électroniques.
7. Donnez de temps à autre un petit rappel des consignes. Vous pouvez par exemple ajouter un slogan à la signature de vos e-mails (« Avant d’imprimer cet e-mail, pensez à l’environnement ! »). Ou accrocher des affiches et d’autres aide-mémoire dans des endroits stratégiques de vos locaux. Ou encore, distribuez des chevalets de bureau avec un message de rappel.  
8. Désignez une ou plusieurs personnes pour surveiller l’application des consignes. Leur non-respect devrait être suivi de sanctions. 
9. Pour aider les salariés à faire place nette sur leur bureau, faites appel à un prestataire de déchiquetage de documents éliminer un maximum de papiers. Des conteneurs verrouillés devraient être installés aux endroits stratégiques de vos locaux et les documents déchiquetés de façon récurrente. Rappelez à vos salariés que les documents sensibles ne doivent jamais être jetés dans une poubelle ou une corbeille à papier de recyclage. 

Lire la fiche pratique politique du bureau propre pour renforcer la sécurité de l’information sur votre lieu de travail.