Le désarchivage : définition
Le désarchivage consiste à éliminer tous les documents obsolètes d’une entreprise. En France, la législation oblige les entreprises à conserver certains documents selon des délais de prescription qui varient en fonction de leur nature. Par exemple, les contrats d’acquisition ou de cession de biens fonciers et immobiliers doivent être conservés pendant au moins trente ans
Les avantages du désarchivage :
En plus de garantir la sécurité de vos données, le désarchivage présente de nombreux avantages :
Une démarche écologique
Lors du processus de désarchivage, les déchets sont acheminés vers des entreprises spécialisées qui assurent le recyclage de certains papiers, produisant ainsi du papier neuf prêt à être utilisé. S’inscrivant dans une démarche écologique,un certificat de destruction attestant la suppression de vos documents après désarchivage peut vous être délivré. Il renforce ainsi l’engagement de l’entreprise en faveur de l’environnement. Nous estimons qu'une tonne de papier recyclé permet d'économiser plus de 7 000 litres d'eau, 4 000 kilowatts d'énergie et de sauver 17 arbres.
Le désarchivage s’inscrit parfaitement dans une démarche écologique globale.
Gain d'espace de stockage
La conservation des archives occupe une place importante au sein des entreprises. Toutefois, avec l'avènement du digital, la plupart des entreprises optent pour un archivage numérique, rendant ainsi la conservation des archives papier superflue, voire handicapante en raison de l'espace requis. En détruisant les archives, l'entreprise libère de l'espace tout en se protégeant contre les rongeurs et les insectes nuisibles porteurs de maladies. En récupérant ces espaces, les entreprises peuvent les réaffecter à des projets plus rentables.
Réduction des coûts
En accumulant des archives inutilisées, l'entreprise perd non seulement de l'espace, mais aussi de l'argent. Les boîtes d'archivage sont l'un des achats les plus fréquents dans ce cas, et leur nombre augmente proportionnellement à l'expansion du stockage. De plus, la gestion des archives nécessite souvent la mobilisation des collaborateurs, ce qui entraîne une perte de temps et peut engendrer de la frustration. Le désarchivage, en plus de ses avantages écologiques et d'espace, permet également de réduire les dépenses inutiles.
Le désarchivage selon le type de documents
Le désarchivage est crucial pour réduire la criminalité. En effet, des individus malveillants peuvent utiliser des données personnelles pour commettre divers délits, comme l'ouverture de comptes bancaires, l'obtention de cartes de crédit ou de prêts, ou même la création de permis de conduire.
Tout document contenant des informations permettant d'identifier une personne (telles que des photos, des noms, des adresses, des numéros de téléphone, des transactions, des activités sur les réseaux sociaux, etc.) doit être éliminé de manière sécurisée.
Ci-dessous une liste non exhaustive des types de documents devant être détruits dans un délai relativement court :
• Documents d'affaires : La durée de conservation des documents dépend du type et du pays. Par exemple, au Royaume-Uni, les contrats et accords commerciaux sont conservés jusqu'à six ans, tandis qu'en France, les documents comptables doivent être conservés pendant dix ans, voire trente ans pour les documents relatifs à l'acquisition de biens immobiliers.
• Les documents transactionnels : Les reçus, les bordereaux, les relevés bancaires, etc., peuvent être détruits dans un laps de temps assez court, mais il est nécessaire de vérifier les obligations de conservation obligatoire.
• Dossiers des Ressources Humaines : En France, les services des Ressources Humaines doivent justifier la conservation des données des employés passés et actuels, et obtenir leur autorisation pour les conserver au-delà de la période requise. Une fois cette période expirée, les données doivent être supprimées.
Le processus de Shred-it pour le désarchivage
Nous nous engageons à vous fournir un processus de désarchivage fiable et sécurisé qui respecte les normes de confidentialité et de protection des données les plus élevées. Que vous deviez faire disparaître des documents de papier sensibles ou vous débarrasser de données numériques confidentielles, Shred-it vous offre deux options sur mesure qui vous couvriront :
• La collecte des archives au sein de votre entreprise pour les détruire de manière sécurisée dans nos locaux,
• Le déplacement de nos experts pour venir déchiqueter vos documents sur place.
Désarchivage sur site :
Si vous optez pour cette solution, nos experts se rendent dans vos locaux pour assurer un désarchivage sécurisé à l'aide de nos camions broyeurs, garantissant ainsi un processus rapide.
Désarchivage après collecte :
Shred-it fournit des conteneurs sécurisés et verrouillés pour faciliter le dépôt des archives à détruire et garantir leur sécurité lors de la collecte. Il suffit aux employés de déposer tous les documents confidentiels à détruire dans ces conteneurs (y compris les documents agrafés ou reliés). Nos experts Shred-it se chargent ensuite de la collecte et de la destruction des archives ainsi collectées.
Notre processus rigoureux de sécurité vous assure une protection aussi performante que celle proposée sur site
Un désarchivage sécurisé :
Pour Shred-it, la sécurité de vos données demeure notre priorité absolue. C'est pourquoi nous assurons un suivi complet de toutes les opérations, de la collecte à la destruction, grâce à un système d'enregistrement et de code-barres à chaque étape du processus. Notre processus de contrôle permet également de détecter et de résoudre d'éventuelles anomalies, garantissant ainsi la traçabilité et la sécurité des opérations de destruction d'archives confidentielles.
Pour aller plus loin :
Diffusion de l'information : il est crucial pour toutes les organisations d'appliquer une politique de destruction de documents efficace et de communiquer à cet égard avec leurs employés. Par exemple, l'affichage de posters peut rappeler aux équipes comment, quand et pourquoi différents types de documents doivent être détruits.
Télétravail : les entreprises doivent s'assurer que les employés en télétravail soient suffisamment sensibilisés à la sécurité du stockage des données, ainsi qu'au désarchivage sécurisé, conformément au règlement RGPD.
