27 August , 2024

Quels sont les délais légaux de conservation des documents en entreprise ?

Les entreprises se doivent de conserver les documents émis ou reçus pendant leurs exercices. La durée de conservation de ces documents varie selon le type de document, et des obligations légales. L’entreprise peut également archiver des documents sur une plus longue période, sauf s’ils contiennent des données à caractères personnels.

À savoir : Au cours de l'exercice de l'entreprise, l'administration peut solliciter des contrôles.

Chez Shred-it, la sécurité et la conformité aux législations françaises sont au cœur de nos priorités. Étant donné que la réglementation est sujette à évolution, nous vous recommandons de consulter régulièrement le site officiel des services publics.

Savoir combien de temps conserver un document professionnel

Dans cet article, nous allons recenser les différents types de documents traités par les départements d'une entreprise et préciser pour chacun la durée de conservation.

Durée de conservation des pièces comptable :

Type de document	Durée de conversation du document
Facture client et/ou fournisseur, bon de commande, livraison ou réception	10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Registre ou livre comptable : grand livre, livre journal, livre d’inventaire, etc…	10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Durée de conservation des documents civils et commerciaux :

Type de document	Durée de conversation du document
Garantie de services ou biens fournis aux consommateurs	2 ans
Police d’assurance	2 ans à partir de la résiliation du contrat
Déclaration en douane	3 ans
Convention ou contrat conclu dans le cadre d’une relation ou correspondance commerciale (papier ou électronique)	5 ans
Document bancaire (relevé bancaire, talon de chèque, etc…)	5 ans
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, dessin et modèle, marque)	5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d'un avocat	5 ans à partir de la fin du mandat
Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur (à partir de 120 euros)	10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrat de cession ou d'acquisition de biens fonciers et immobiliers	30 ans

Durée de conservation des documents sociaux (société commerciale) :

Type de document	Durée de conversation du document
Feuille de pouvoirs et présence	3 derniers exercices
Rapport des commissaires aux comptes	3 derniers exercices
Rapport du conseil d'administration ou gérant	3 derniers exercices
Statut d’un GIE (Groupement d'intérêt économique), société ou d’une association (si besoin, pièce modificative de statuts)	5 ans à partir de la perte de personnalité morale, ou radiation du RCS (Registre du commerce et des sociétés)
Traité de fusion et tous autres actes liés au fonctionnement de la société (ainsi que les documents de la société absorbée)	5 ans
Registre des conseils d'administration et procès-verbaux d'assemblées Registre des mouvements de titres Registre de titres nominatifs Ordre de mouvement	5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Comptes annuels (compte de résultat, annexe, bilan...)	10 ans à partir de la clôture de l'exercice

Durée de conservation des documents fiscaux :

Les livres, registres, lettres ou autres documents susceptibles de faire l'objet de droits de négociation, d'inspection ou de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant une période de 6 ans. Cette période commence à partir de l'un des événements suivants :

La dernière transaction enregistrée dans les livres ou registres.

La date de création ou d'installation des documents ou pièces justificatives.

Par exemple, les documents relatifs au chiffre d'affaires de 2018, déclarés en 2019, doivent être conservés jusqu'à la fin de l'année 2024.

Type de document	Durée de conversation du document
Impôt sur le revenu (IR) et les sociétés (IS)	6 ans
Impôt sur les sociétés pour les sociétés à responsabilité limitée (sociétés d’exercice libéral, exploitations agricoles) et sur les entreprises individuelles	6 ans
Bénéfices non commerciaux (BNC), Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), et Bénéfices agricoles (BA) en régime réel	6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, etc.)	6 ans
Taxes sur le chiffre d'affaires, comprenant la TVA (Taxe sur la valeur ajoutée) et taxes assimilées, taxe sur les conventions d'assurance, impôt sur les spectacles, etc.	6 ans
Cotisation foncière des entreprises : CFE (Centre de formalités des entreprises) et CVAE (Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises)	6 ans

À noter :

En cas d’activité occulte ( Ex : Fraude fiscale,) les délais sont portés à 10 ans.

Durée de conservation documents de gestion du personnel :

Type de document	Durée de conversation du document
Comptabilisation des heures d'astreinte, de leurs compensations, et des horaires des salariés	1 an
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait	3 ans
Document relatif à la taxe sur les salaires et aux charges sociales	3 ans
Vérification et contrôle du comité social et économique (CSE) Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail	5 ans
Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie	5 ans
Bulletin de paie (électronique ou double papier)	5 ans
Registre unique du personnel	5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les salaires, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite, contrats de travail, primes…	5 ans

À noter :

L’employeur doit pouvoir garantir l’accès et la disponibilité des bulletins de paie numériques jusqu’au départ en retraite de l’employé et les 6 années suivantes, ou pendant 50 ans au minimum.

Nos liens pour en savoir plus sur la conservation de document

Combien de temps faut -il conserver un document : formulaire

N’hésitez pas à vous rendre sur le site officiel du service public pour davantage d’informations.

Savoir combien de temps il faut conserver un document professionnel

Quels sont les sanctions prévues ?

À ce jour, Il n’existe pas de sanction unique en cas de non-conservation des documents d’entreprise. Les sanctions varient en fonction des circonstances et du type de documents concernés. Par exemple :

En matière fiscale, une amende de 10 000 € est prévue en cas de non-conservation ou de destruction prématurée de documents, selon l'article 1734 du Code général des impôts.
En matière commerciale, l'article L. 241-4 du Code de commerce prévoit une amende de 9 000 € en cas de défaut de dépôt des déclarations annuelles.
Enfin, dans une évaluation Urssaf, vous risquez une réévaluation si vous ne fournissez pas les justificatifs nécessaires, par rapport à une note de frais par exemple.

Que faire des documents à détruire ?

Une opération de destruction de document peut s’imposer lorsque l’entreprise a en sa possession des documents qu’elle n’est plus tenue de conserver, mais aussi ceux qu’elle doit légalement détruire passé un certain délai.

Il est essentiel de prendre un maximum de précaution lors de la destruction de ses documents car la majorité contiennent des informations sensibles sur votre entreprise, des données personnelles sur vos collaborateurs, clients, prospects, etc.…

Pour éviter toutes fuites de données, la loi vous oblige de détruire de façon sécurisée vos données. Il est donc opportun de faire appel à une société telle que Shred it, en vous aidant à éliminer vos documents papiers , et ce en toute sécurité, tout en respectant la loi. Faire appel à Shred it, c’est garantir une protection des données, une conformité au regard de la loi et une flexibilité de service. entre une destruction ponctuelle ou régulière.

En effet, Shred-it propose une gamme complète de services pour la destruction de vos documents et disques durs. Vous pouvez choisir une opération ponctuelle, idéale pour une journée de nettoyage (cleaning day), ou opter pour une protection quotidienne grâce à la mise en place d'un service de collecte régulier.

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