La destruction de papier en entreprise

Le 0 papier, um mythe ?

Bien que de nombreuses entreprises visent à réduire l’utilisation du papier, l’objectif de "zéro papier" reste en grande partie irréaliste. En 2024, environ 60 % des entreprises dans l'UE estiment que les coûts et les obstacles à la mise en place d’une infrastructure numérique complète freinent cette transition, selon un rapport de la Commission Européenne. En France, 40 % des entreprises ont entièrement dématérialisé leurs documents, tandis que 35 % préfèrent une approche hybride, d’après des études de BPI France. Certains documents, notamment ceux ayant des exigences légales, nécessitent encore une conservation papier. Ainsi, bien que la numérisation progresse, le "zéro papier" n'est pas encore une réalité pour toutes les entreprises.

Les spécificités de la gestion des documents papier

À l’heure du numérique, de nombreuses entreprises se dirigent vers une gestion 100 % digitale de leurs données. Cependant, bon nombre de documents restent en format papier.

La gestion des documents papier en entreprise implique plusieurs responsabilités, afin d’organiser, de stocker et de traiter les documents de façon simple, mais surtout sécurisée.

Shred-it vous présente les spécificités de cette gestion.

Le classement et la logique d’archivage

Rangement et organisation : plus vos documents seront conservés de façon organisée, plus simple en sera la gestion. Ils doivent donc être classés de manière ordonnée pour en faciliter l’accès. Nous vous conseillons d’utiliser des dossiers, classeurs, et boîtes d’archivage.

Archivage à long terme : certains documents exigent d’être conservés sur une longue période (par exemple, jusqu’à 30 ans pour des contrats de cession ou d'acquisition de biens fonciers et immobiliers). N’hésitez pas à consulter notre article sur la durée de conservation des documents papier.

Un bon archivage permettra donc de conserver ces documents de manière sécurisée, que ce soit en termes de détérioration ou de fuite de données.

Indexation : nous vous conseillons également d’utiliser des systèmes de codification pour faciliter le classement des documents papier, et ainsi rendre leur recherche plus facile et accessible.

La gestion des flux :

L’origine : il est important de tracer le parcours du document papier le plus possible à travers les étapes suivantes, entre autre :

• La création du document

• La récéption

• La consultation

• La modification.

Cette dynamique permettra de maintenir la transparence et, surtout, le contrôle sur la vie du document.

Circulation : il faut s’assurer de l’accès au document et comment ils sont partagés. Une gestion efficace de leur distribution permet de minimiser les pertes et retards des documents papiers.

La sécurité :

Limiter les accès : certains documents papier contiennent des informations sensibles (données personnelles, informations financières sur l’entreprise, stratégie commerciale, etc.). Il est donc vital pour l’entreprise de contrôler l’accès à ces documents. 

Protection physique : une protection physique est également recommandée. En effet, plusieurs risques peuvent mettre en danger la sécurité des documents papiers, voire même les détruire : 

• Les incendies

• Inondations

• Dégradation naturelle

• Vol.

Il est donc essentiel de mettre en place un système de protection physique de ces documents, tel que les coffres-forts, pièces verrouillées, climatisation spécifique pour assurer la bonne conservation des papiers…

Destruction sécurisée : lorsque les documents papiers ne sont plus nécessaires, il faut procéder à une destruction sécurisée. Shred-it vous accompagne lors de cette étape. En effet, avec ses 30 ans d’expérience, Shred-it dispose d’un savoir-faire unique dans la destruction de document papier sécurisé. Choisissez parmi 3 types de services : 

• Un service de destruction régulier

• Un service ponctuel

• Un service express/prioritaire de destruction de document confidentiel.

N’hésitez pas à faire appel aux services de Shred-it !

Conformité au regard de la loi :

Respect de la législation sur l’utilisation des données : selon le pays, le secteur et la zone de chalandise, les entreprises se doivent de suivre les lois mises en place sur l’utilisation des données. L’exemple le plus connu étant celui du RGPD.

Respect du temps de conservation légal : comme expliqué précédemment, certains documents doivent être conservés pendant des périodes spécifiques, pour répondre aux exigences légales. Il est donc conseillé de se renseigner sur la durée de conservation des documents papiers.

L’optimisation de l’espace de travail

Limitation de l’espace : les documents papier occupent de l’espace physique. Il peut donc être utile d’optimiser l’utilisation de cet espace en optant pour des archives optimisées en termes de place, ou bien procéder à un tri des documents papiers. 

De plus, avec Shred-it, une fois le tri réalisé, vous pourrez détruire vos documents papiers grâce à notre service ponctuel de destruction de papier.

Numérisation : vous pouvez également choisir de numériser vos documents papier afin de gagner en espace de stockage, et de faciliter l’accès aux informations.

Les coûts

Frais de stockage : gérer un nombre important de document papier engendre des coûts, surtout si l’espace requis est important.

Frais de manutention : nous parlons ici de coûts indirects, à savoir le temps. En effet, chercher, récupérer et archiver des documents papier prend du temps, temps qui ne sera donc pas consacré à d’autres projets ou clients. Cela affectera directement l’efficacité opérationnelle de l’équipe.

Coût de la sécurité : protéger les documents papiers contre les risques physiques peut entraîner des coûts.

La numérisation

Numérisation progressive : de nombreuses entreprises adoptent une approche hybride, où elles vont numériser une certaine partie des documents pour bénéficier des avantages du digital (recherche rapide, accès à distance, partage facilité, etc.).

Plan de transition : passer d’une logique de document papier à une approche hybride ou même entièrement numérique peut être fastidieux. Cela nécessite une planification minutieuse, comprenant la numérisation et l’indexation des documents papiers existants, mais aussi la mise en place de nouveaux processus.

Pour conclure

La gestion des documents papier reste un défi pour les entreprises, même aujourd'hui. En effet, bien que nous tendions vers une dématérialisation de ces derniers, tous les documents ne sont pas forcément numérisables, et les entreprises peuvent parfois se confronter à des soucis de ressources, que ce soit en termes de main-d'œuvre ou de finances.

Afin de garantir la sécurité dans le traitement de vos documents papiers, il est fortement conseillé de mettre en place un système strict de classement, de sécurité et de gestion des flux.

Une gestion rigoureuse de la destruction de ces documents papier est également primordiale.

La gestion et la destruction des documents papier confidentiels sont des aspects essentiels. Forte de plus de 30 ans d'expertise, Shred-it vous accompagne dans la destruction sécurisée de vos documents papier, archives et supports physiques. Que vous ayez des besoins réguliers ou ponctuels, nous assurons une élimination conforme et sécurisée de vos informations sensibles.

Contactez Shred-it dès maintenant pour garantir la protection de vos données !