Garantir la protection et la confidentialité d’un document

Dans ce contexte, il est vital que les entreprises agissent et protègent leurs données confidentielles, que ce soit pour elles ou leurs clients. 

Chaque société doit donc entreprendre les démarches nécessaires pour assurer un maximum de sécurité et protéger leurs données. Dans cet article, nous allons découvrir qu’est ce qu’un document confidentiel,mais surtout, quelles sont les solutions qui s’offrent à vous pour protéger vos données ?

Document confidentiel : définition

Comme nous l’avons expliqué auparavant au sein de notre article “Comment Identifier des Documents Confidentiels” un document confidentiel se caractérise par 6 grands principes.

• Document contenant des informations personnelles d’identité,

• Toute information définie comme confidentielle par la réglementation,

• Tout document détaillant la stratégie commerciale d’une entreprise,

• Les documents précisant des données financières,

• Tout document contenant des données sensibles,

• Tout document numérique confidentiel.

Pourquoi garantir la protection d’un document confidentiel ?

Comme nous venons de le voir, les données confidentielles sont extrêmement sensibles par leur nature. La fraude guette à chaque écart et des documents confidentiels peuvent se retrouver dans les mains de personnes mal intentionnées. 

Une fuite de données personnelles et documents confidentiels peut entraîner de sérieuses pénalités financières. Mais pire encore, cela peut engendrer de vrais problèmes en termes d’image.

Les raisons commerciales

En effet, en tant qu’entreprise, vous pouvez être victime de plusieurs fraudes, tel que des intrusions, des usurpations d’identité, espionnages industriels, piratage d’information, etc.

Il en va de même avec l’avantage compétitif d’une entreprise. 

De nombreuses informations au sein de votre entreprise, qu’il s’agisse de stratégies marketing, de données financières ou d’informations sur vos clients, sont cruciales. Si ces informations venaient à tomber entre les mains d’une entreprise concurrente, les conséquences pour votre stratégie et vos innovations pourraient être désastreuses, car le risque de vol d’idées et de projets est particulièrement élevé.

Les raisons légales:

Shred it est le spécialiste de la destruction de données personnelles, et garantie le respect de la Réglementation Générale sur la Protection des Données.

Pour davantage d’information sur le sujet, n’hésitez pas à découvrir ou à redécouvrir notre article sur le sujet : Dossiers papier et numériques sécurisés dans le cadre de la conformité au RGPD.

La durée de conservation des archives et documents confidentiels est également soumise à la loi. En effet, les durées légales dépendent du type de document conservé. N’hésitez pas à retrouver notre article relatif à la conservation des documents en entreprise.

Comment protéger un document confidentiel ?

Documents confidentiels numériques

Comme expliqué auparavant, la protection des documents confidentiels est primordiale.

Lorsque des entreprises communiquent entre elles, il est essentiel d’attribuer un code d’importance aux documents numériques.

Effectivement, il est possible d’apposer une classification qui déterminera de la confidentialité d’un document. La marque indiquée sur le document fera office d’avertissement sur les conséquences possibles, en cas de perte ou de vol.

Document C0 ou N0

NC signifie “Non Classifié”. Ce sigle signifie tout simplement que le document n’entraînera pas de problème de sécurité même s'il circule en extérieur de l’entreprise. Il n’entraîne donc aucune conséquence en termes de confidentialité.

Document confidentiel C1

Dans le cas d’un document de type C1, son usage et circulation ne seront voués qu’uniquement à une utilisation en interne. C’est, dans la majeure partie des cas, le niveau de confidentialité par défaut. 

Le document, et les informations qu’il contient, peuvent circuler librement au sein de l’entreprise, mais pas en dehors.

Document confidentiel C2

Les documents confidentiels C2 sont des documents dont la diffusion est restreinte. Les informations ne peuvent être communiquées qu'auprès des personnes ayant une autorisation.
Cependant, notons que ces informations peuvent être toutefois transmises au personnes internes ou externes au service et/ou entreprise. 

Une violation de cette confidentialité peut nuire au fonctionnement du département, du domaine ou du service qui en est à l’origine. 

Dans certains cas, cela peut amener à des poursuites judiciaires.

Document confidentiel C3

Ce label est le plus haut degré de confidentialité que l’on puisse attribuer à un document. Les données qu’il contient sont classifiées secrètes. 

Les fuites peuvent être extrêmement graves, car elles peuvent nuire aux intérêts stratégiques, à la sécurité voire même à l’existence de l’entreprise.

Son accès est bien sur extrêmement limité, et seul certain membres peuvent le consulter.

Dans ce cas précis, seule les personnes habilitiées peuvent attribuer ce degré de confidentialité.

Documents confidentiels papiers

Le secret de la sécurité : la numérisation

Cela peut paraître contre intuitif, mais numériser ses documents et les sauvegarder au format numérique à l’aide d’un DMS (système de gestion documentaire) permet de renforcer la sécurité de votre entreprise. 

En effet, vous pouvez limiter l’accès aux documents confidentiels, mais aussi vérifier qui a consulté, ou consulte ces derniers.

Une fois les documents confidentiels numérisés, il ne vous reste plus qu’à détruire l’ensemble de vos documents. Pour ce faire, n’hésitez pas à faire appel à Shred it, expert en destruction sécurisé de document.

Protéger physiquement ces papiers

Si la numérisation n’est pas possible, investissez alors dans une armoire d’archivage. En effet, il existe plusieurs modèles d’armoires renforcées, avec une fermeture avec code ou cadenas. Pensez également à protèger vos locaux à l’aide d’un système d’alarme, de caméra ou encore d’éclairage de surveillance.

Protéger ses documents confidentiels papier : la sensibilisation

Lorsqu’il s’agit de sécurité au travail, les collaborateurs sont souvent à l’origine du problème, sans en être conscient bien évidemment. 

Un mot est alors essentiel : la sensibilisation.

Plusieurs “politiques” de bureau visent à encadrer la sécurité, notamment celle du “clean desk policy”. Cette politique, contrairement à une idée reçue, ne vise pas uniquement à garantir la propreté au travail, mais bel et bien d’empêcher que le personnel ne laisse traîner des documents confidentiels.

Il peut être judicieux d’établir des règles strictes quant à la circulation de ses documents (document laissé aux abords d’imprimantes, tables de meeting, etc.).

En conclusion: