La destruction sécurisée de documents confidentiels : des solutions adaptées aux cabinets d'avocats

Les professionnels du droit manipulent une grande variété de documents contenant des informations personnelles identifiables. Parmi ceux-ci figurent les dossiers d'affaires, les informations financières et les dossiers des ressources humaines. Ces documents sensibles nécessitent une manipulation sécurisée et sont soumis à des réglementations spécifiques. En France et dans toute l'Union Européenne, des législations récemment introduites telles que le RGPD mettent davantage l'accent sur la nécessité de se conformer à la réglementation en matière de protection des données personnelles, y compris leur stockage et leur destruction sécurisés.

Dans cet article, nous aborderons :

• Ce que votre cabinet d'avocats doit prendre en compte lors de la destruction de documents confidentiels
• Les mesures que vous pouvez mettre en place dès maintenant pour protéger les informations confidentielles
• Comment choisir un partenaire pour la destruction sécurisée des documents

Les premières étapes pour une meilleure sécurité des données incluent l'élaboration d'une politique écrite complète et la définition d'un processus de gestion des documents. Cela devrait couvrir tous les aspects, de la génération des documents à leur conservation et leur élimination. Pour de nombreux cabinets, mettre en place les bons processus peut être facilité en s'associant à un spécialiste de la destruction des documents de confiance, garantissant une chaîne sécurisée et des enregistrements vérifiables grâce à des certificats de destruction.

Conformément aux principes de protection des données du RGPD en matière de "limitation du stockage", les données sensibles ne doivent être conservées que lorsque cela est nécessaire et pendant la durée requise. La mise en place d'une politique de rétention des données pour les cabinets d'avocats et la formation du personnel peuvent contribuer à garantir que les meilleures pratiques sont suivies de manière cohérente. Il sera vital que tout le personnel sache ce qu'il faut conserver, comment cela peut être stocké et consulté, et pendant combien de temps.

Actions à entreprendre dès maintenant pour une meilleure sécurité des données

Développer une politique de confidentialité complète

Cela devrait préciser vos engagements en matière de protection des données et informer les individus de leurs droits. Expliquez comment et pendant combien de temps les données personnelles, sous forme physique et numérique, seront conservées avant d'être détruites.

Mettre en œuvre les bonnes pratiques de gestion des données

Les politiques de gestion des données doivent être clairement documentées et diffusées. Elles peuvent être utilisées pour sensibiliser à la sécurité de l'information parmi les employés de votre cabinet et favoriser une culture de responsabilité et de vigilance. Considérez la nécessité de politiques qui atténuent les risques de sécurité associés aux documents physiques, tels que les politiques de bureau propre et de gestion des documents. Vous devriez également prendre en compte les défis supplémentaires liés au travail hybride, car il y a plus de chances que le personnel travaillant à distance partage des espaces de travail. 

Créer une politique de rétention des documents 

Abordez les processus entourant spécifiquement les documents physiques, car ils représentent souvent un risque significatif, et expliquez le processus de suppression et/ou de destruction.

Utiliser un stockage sécurisé

Des solutions telles que les armoires verrouillées, les zones d'accès restreint et le stockage numérique crypté doivent être utilisées pour protéger les informations sensibles. Considérez les risques liés à différents formats tels que le papier et les disques durs.

Investir dans une formation complète du personnel 

En éduquant les employés sur les meilleures pratiques en matière de sécurité de l'information, vous les responsabilisez pour être la première ligne de défense et vous assurez que les politiques

Choisir un prestataire de destruction de documents expert pour vous accompagner. 

Avec les services Shred-it, nous garantissons une sécurité totale pour vos documents confidentiels. Notre processus de déchiquetage utilise des déchiqueteuses à coupe transversale de qualité industrielle qui transforment rapidement les documents papier en confettis, impossibles à reconstituer.

Nous assurons une chaîne de sécurité complète, dès que vos documents ou supports sont pris en charge par notre personnel agréé et formé jusqu'à leur déchiquetage ou leur destruction totale. Après chaque intervention, vous recevrez un certificat de destruction attestant que votre matériel a été détruit en toute sécurité.

En plus de nos services de destruction, nous proposons une gamme de politiques Shred-it, telles les politiques de bureau propre et de gestion des documents, et d'autres ressources pour sensibiliser les collaborateurs à l'importance de la sécurité des données.

Ces mesures aideront à protéger les données confidentielles et à assurer la conformité aux réglementations, préservant ainsi la réputation et l'intégrité de votre cabinet.

Pour accéder à plus d'informations, téléchargez le guide de Shred-it sur la protection des données pour le secteur juridique: https://www.shredit.fr/fr-fr/resource-centre/fiches-d-information/la-protection-de-linformation-dans-le-secteur-juridique